Pelayanan check in counter adalah proses lanjutan dari pelayanan ticketing, dimana penumpang melakukan proses pelaporan keberangkatannya di Bandar Udara yang meliputi pelaporan penumpang dan bagasinya.
Standar Pelaksanaan Pekerjaan Check In Counter:
- Petugas harus siap ditempat check in counter dua jam sebelum schedule time departure (STD).
- Mengetahui pintu boarding dan posisi parkir pesawat
- Menyelesaikan check in enam puluh detik per penumpang per petugas check in.
- Kualitas layanan cepat, akurat, ramah dan empati.
- Sarana dan prasarana kerja dalam kondisi lengkap, terawat dan siap pakai.
- Lingkungan kerja dalam kondisi rapi dan bersih.
Pelaporan penumpang dilaksanakan oleh petugas maskapai penerbangan (operator) pada meja pelaporan keberangkatan yang berada di masing-masing Check in counter, meliputi:
- Pengecekan daftar penumpang (sistem komputerisasi atau manual), sesuai dengan daftar reservasi (PNL/Passenger Name List)
- Pemberian Boarding Pass, yaitu bukti sah bagi setiap penumpang untuk memasuki pesawat terbang, yang berisi informasi mengenai nama penumpang, nomor penerbangan, nomor tempat duduk, tujuan, jam keberangkatan, nomor pintu keberangkatan (gate).
- Dalam proses kelancaran pelayanan bagasi penumpang, setelah penimbangan barang secara akurat maka dilakukan labeling dengan cara identifikasi dengan pemberian label barang, yang terdiri dari:
- Identification tag, yaitu label untuk ditempel/dilekatkan pada barang berisi informasi mengenai bandara tujuan, nomor seri dan berat barang.
- Claim tag, yaitu potongan diberikan kepada penumpang sebagai tanda bukti pengambilan di bandara tujuan, berisi informasi nomor seri bagasi dan berat bagasi penumpang. Untuk barang yag mudah rusak biasanya digunakan label limited release dan penumpang diharuskan menandatangani label, yang dimana jika terjadi kerusakan terhadap barang tersebut maka pihak airlines tidak bertanggung jawab. Bagi para penumpang diingatkan untuk selalu mengunci tas/koper yang akan dibagasikan.
- Pemindahan barang/bagasi penumpang dari check in counter ke baggage area menggunakan baggage conveyor, selanjutnya dibawa ke pesawat dengan kereta barang. Dan untuk pengiriman barang tanpa orang dikirim melalui kargo.
Aktivitas Check In :
Dalam pelayanan check in secara umum:
- Petugas menyambut calon penumpang dengan mengucapkan salam (selamat pagi, siang, sore, malam).
- Petugas meminta tiket dan kartu tanda pengenal calon penumpang kemudian memeriksa kondisi tiket, antara lain:
- Status pembukuan (confirm, waiting list, open date)
- Kondisi tiket (ticket ID, tiket sublo, tiket blokir)
- Sebelum melakukan check in, petugas harus kembali memperjelas kepada penumpang tentang tujuan dan jumlah yang akan berangkat.
- Petugas mengkonfirmasi jam keberangkatan dan bagasi yang dibawa penumpang.
- Pada saat penimbangan, petugas harus aktif memeriksa kondisi bagasi penumpang dan menanyakan apakah ada barang berharga dan berbahaya di dalam bagasi penumpang. Jika ada, petugas harus meminta penumpang untuk mengeluarkan barang berharga yang dimaksud untuk dibawa sendiri ke dalam kabin pesawat.
- Setelah bagasi ditimbang dan diberi label sesuai dengan tujuan, petugas harus menempelkan baggage claim tag pada cover ticket, kemudian menyerahkan tiket dan boarding passlabel dan disatukan dengan flight couponpassenger manifest and baggage.
Penanganan Bagasi Lebih
- Jika selama proses check in ada penumpang yang membawa bagasi lebih dari standar yang ditentukan oleh maskapai, maka penumpang diwajibkan membayar kelebihan dari bagasi yang dibawanya.
- Petugas harus mengkonfirmasikan kepada penumpang perihal kelebihan bagasi dan jumlah yang harus dibayar.
- Petugas menulis perhitungan jumlah berat bagasi yang harus dibayar dan menyerahkan ke penumpang.
- Setelah penumpang membayar EBT, proses check in dilanjutkan sesuai prosedur yang berlaku.
Oversize Cabin Baggage
Cabin baggage adalah barang bawaan penumpang yang dibawa ke dalam cabin pesawat, biasanya berisi keperluan pribadi selama penerbnagan dan diberi label tersendiri :
1. Cabin baggage biasanya dibatasi :
- Berat maksimal 5 kilogram.
- Ukuran maksimal dengan panjang 45cm, lebar 35cm dan tebal 17cm.
- Jumlah yang diperkenankan untuk dibawa hanya 1 potong untuk setiap penumpang.
- Penanganan oversize cabin baggage pada saat check in maka petugas harus meminta penumpang untuk memasukannya sebagai bagasi tercatat.
Late check in adalah kejadian dimana penumpang datang setelah proses check in ditutup. Untuk penerimaan penumpang late check in petugas harus membatasi waktu penerimaan penumpang, yaitu 25 menit sebelum keberangkatan dan diterima sebagai last minute check in (LMC) dengan ketentuan:
- Masih tersedianya tempat duduk dan daya angkut.
- Masih tersedianya tempat duduk saat pesawat transit
- Tidak membawa bagasi agar tidak perlu memasukan bagasi ke perut pesawat.
- Tidak mengakibatkan keterlambatan pemberangkatan pesawat.
- Informasikan kepada petugas load sheeter/load control.
Stranded Passenger
Stranded passenger adalah kondisi dimana penumpang tidak dapat melanjutkan perjalanan karena penundaan/pembatalan penerbangan.
- Petugas harus menghubungi pihak informasi untuk menyampaikan keterlambatan/penundaan penerbangan.
- Petugas mengarahkan penumpang untuk melapor ke kantor penjualan tiket.
Keterlambatan pemberangkatan atau flight delayed adalah kondisi dimana penerbangan tidak dapat diberangkatkan sesuai schedule time departure (STD). Informasi keterlambatan penerbangan ini harus disampaikan kepada penumpang pada saat check in dan di ruang tunggu keberangkatan.
Penumpang Buta/Tuli
- Pada saat check in penumpang buta dan tuli harus didampingi pengantar dan petugas harus memberi tempat duduk dibaris paling depan, disisi lorong.
- Pengantar dan pendamping harus mengisi form pernyataan bahwa di station tujuan ada yang menjemput.
- Penumpang buta atau tuli tidak boleh ditempatkan pada baris jendela darurat.
- Penumpang buta atau tuli ini harus boarding lebih awal dari penumpang lainnya.
- Petugas harus melapor ke cabin one dan melakukan serah terima penumpang buta/tuli agar selama penerbangan mendapat perhatian khusus.
- Petugas harus menginformasikan kepada petugas flight operation untuk mengirim berita ke station tujuan.
- Di station transit penumpang buta/tuli tidak perlu turun dari pesawat. Apabila transit dan ganti pesawat, service staf harus menjemput dan mengantar ke pesawat lanjutan.
- Di station kedatangan service staff harus menjemput penumpang buta/tuli di pesawat, kemudian melakukan serah terima dengan cabin one yang bertugas.
- Service staff harus menyerahkan penumpang buta/tuli ke penjemputnya.
- Pada saat check in petugas harus meminta surat keterangan dokter yang menyatakan penumpang dapat melakukan perjalanan dengan pesawat udara.
- Penumpang sakit tidak boleh diberi tempat duduk di dekat jendela.
- Penumpang sakit dipersilahkan boarding terlebih dahulu dari penumpang lainnya.
- Apabila penumpang sakit memerlukan kursi roda akan diberikan dan petugas harus menginformasikan ke station tujuan.
- Petugas harus menginformasikan adanya penumpang sakit kepada cabin one.
- Penumpang hamil tua (di atas 7 bulan) harus membawa surat keterangan dokter kandungan yang menyatakan kehamilannya sehat dan perjalanan dengan menggunakan pesawat udara tidak membahayakan kandungannya.
- Petugas harus meminta penumpang hamil untuk mengisi surat pernyataan ibu hamil.
- Petugas harus menyerahkan surat pernyataan ibu hamil yang dilampiri surat keterangan dokter kepada pilot.
- Pada saat check in, penumpang Unaccompanied minor (UM) harus didampingi pengantar dan diberi tempat duduk pada baris paling depan.
- Pengantar harus mengisi surat pernyataan UM dan petugas harus memastikan bahwa di station tujuan ada yang menjemput.
- Petugas harus memberikan kartu UM dan mendampingi penumpang UM menuju ruang tunggu dan pesawat.
- Penumpang UM harus boarding terlebih dahulu.
- Petugas harus melapor kepada pilot dan melakukan serah terima dengan cabin one yang bertugas agar UM mendapatkan perhatian khusus selama penerbangan.
- Petugas harus menginformasikan ke bagian flight operation untuk mengirim berita ke station tujuan.
- Di station tujuan, petugas harus menjemput UM kedalam pesawat, menerima serah terima dari cabin one yang betugas.
- Petugas harus menyerahkan penumpang UM kepada penjemputnya.
- Pengangkutan UM hanya dapat dilayani dari bandara ke bandara.
